加强电子文件归档工作的思考

于泽昕


　　随着信息技术、网络技术的发展，电子文件大量产生。电子文件以其操作方便、传递快捷、存储空间小、信息容量大等特点，具有传统文件无法比拟的优势。在电子文件大量产生的同时，如何保障电子文肪有效利用，已经成为人们所关注的重要问题。

一、慎选电子文件归档方法与移交途径

　　电子文件归档管理是近年来随着信息技术、网络技术发展而推行的一种全新的归档管理模式。为了保障电子文件得到及时归档与有效利用，档案部门必须在科学推动电子文件归档的工作中，密切结合本单位办公造化与信息管理工作的实际，将电子文件归档纳入本单位的归档制度体系建设之中。

　　1、建立电子文件网络归档专用系统。利用计算机网络系统，建立电子文件归档专用子系统，将所有上网与未上网的、具有保存价值的电子文件通过专用系统传递给档案部门。同时，档案部门要与办公造化与信息管理部门通力合作，选择具有通用性的文本、图像与视频电子文件格式，实行统一管理。

　　2、由计算机与信息管理部门负责电子文件归档管理业务。由于计算机与信息管理部门具有一定的技术优势和方便条件，可将电子文件归档任务交由计算机与信息管理部门负责。由计算机与信息管理部门具体实行规划、统筹电子文件归档管理活动，开发集中统一的信息管理系统，使之成为电子文件的“集散地”与“汇集点”。

　　必须强调的是：无论采取何种电子文件归档途径，都必须关注电子文件的真实性、完整性、有效性与安全性；同时，档案部门都必须积极参与其中，承担业务指导与监督职能，保障电子文件的有效管理与科学利用。

二、建立电子文件归档管理的质量体系

　　1、保障电子文件的真实性。无论电子文件的归档格式与其生成、发送或者接收的格式相同与否，都必须能够准确地表现原来生成、发送或者接收的内容；保证记录电子文件形成、处理、归档过程中的各类凭证信息真实、可靠；对电子文件的形成、积累、鉴定、归档实行有效监控，保证管理工作的连续性；能够识别电子文件的发送、接收人员与时间。

　　2、保障电子文件的完整性。确保应归档的电子文件全部归档。同时存在电子文件及相应的纸质或者其他载体形式的文件时，电子文件与纸质或者其他载体形式的文件应一并归档，并切实保证其在内容、格式以及相关说明与描述上的完全一致。

　　3、保障电子文件的有效性。必须有效地表现电子文件中所记载的内容，并保证其可以随时调用；保证存储归档电子文件的载体长期有效，并确保能够随着软、硬件的升级换代而及时进行有关电子文件的迁移作业。

　　4、保障电子文件的安全性。一般应于次年的6月底之前，将上一年度形成的电子文件经鉴定后向本单位档案部门进行归档移交；有条件的单位，负责电子文件形成的计算机与信息管理等业务部门则应当于电子文件形成后的3个月内，将其向本单位档案部门进行在线移交。
档案部门必须将计算机与信息管理等业务部门移交的、具有保存价值的电子文件进行脱机保存，脱机保存的载体要按照优先顺序依次排列为只读光盘，一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许使用软磁盘、优盘等移动存储设备作为电子文件长期保存的载体。

　　对于采取技术手段对内容进行“加密”处理的电子文件，应当在解密后进行脱机保存。在存储电子文件的载体或者装具上应当注明反映其内容的检索标识。在存储涉及国家秘密的电子文件载体或者装具上，还应当具体注明相应的密级与保密期限，并严格按照国家保密法律法规的规定进行管理。

三、建立“三位一体”的电子文件管理运行模式

　　电子文件与纸质文件相比，所涉及的问题更为广泛、受到的制约因素更多，仅仅依靠档案部门是难以完成的。因此，应当采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门“三位一体”的电子文件管理运行模式，各部门各司其职、各扬所长。电子文件形成部门熟悉业务，了解电子文件历史联系，对于鉴定电子文件的价值富有“话语权”，是电子文件归档管理工作的主要责任者；档案部门既掌握电子文件归档的原则、方法，又了解全局情况，歌谣 效地发挥统筹全局、把好关口的作用；而计算机与信息管理部门一方面作为电子文件的形成者，另一方面又作为设计与维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，双重功能集于一身，是电子文件归档制度化、标准化的组织者与实施者。这种“三位一体”的电子文件管理运行模式，可以有效保证电子文件归档管理工作的质量。

四、提高电子文件归档管理人员的素质

　　从某种意义上说，电子文件归档管理问题是档案管理工作中的一个新课题，需要掌握新的知识理论与技术手段。而现有的档案工作人员档案信息化知识匮乏，年龄偏大，知识结构老化，尚不能很好地胜任电子文件归档管理工作的需要。因此，必须通过组织业务学习与技术培训等活动，尽快提高档案工作人员对电子文件管理基本知识、实践技能的掌握与应用能力，使其尽早担负起电子文件归档管理工作的重任。档案管理人员首先要掌握丰富的档案专业知识，如归档文件整理方法、电子文件归档方法等知识，用丰富的档案专业知识指导和失去电子文件归档工作。其次，要掌握档案信息化、数字化知识及电子计算机应用技术，并要具有较强的写作、阅读、制图能力，从而提高电子档案的管理水平。

广西壮族自治区玉林市人民政府


玉林市人民政府关于印发玉林市城镇国有土地使用权招标拍卖管理暂行规定的通知
玉政发〔2002〕39号


各县（市）区人民政府（管委），市政府各委办局：
《玉林市城镇国有土地使用权招标拍卖管理暂行规定》（玉政发〔2001〕7号）已经重新修订并于2002年9月17日经市人民政府第46次常务会议讨论通过，现印发给你们，希遵照执行。特此通知。
二OO二年十一月六日


玉林市城镇国有土地使用权招标拍卖管理暂行规定

第一条　为了规范国有土地使用权招标、拍卖出让行为，建立公开、公平、公正的土地市场秩序，根据《中华人民共和国城市房地产管理法》、《中华人民共和国城镇国有土地使用权出让和转让暂行条例》和《广西壮族自治区实施＜中华人民共和国城镇国有土地使用权出让和转让暂行条例＞办法》及有关法律、法规，结合我市的实际情况，特制定本暂行规定。
第二条　凡是本市行政区域内从事城镇国有土地使用权招标、拍卖出让活动的，必须遵守本规定。
第三条　凡城镇规划区内新增的商业、旅游、娱乐和住宅用地，通过招标、拍卖方式出让。
第四条　市、县土地行政主管部门负责本辖区城镇国有土地使用权招标、拍卖的组织实施。
第五条　拟招标、拍卖出让使用权的土地，由市、县土地行政主管部门按有关法律、法规规定的审批权报市、 县人民政府批准。
第六条　拟招标、拍卖出让使用权的土地经有批准权的市、县人民政府批准后，由市、县土地行政主管部门会同规划、建设、房产、环保、消防等有关部门按要求和各自的职责拟订方案，做好前期准备工作。
第七条　市、县土地行政主管部门应当预先给受让者提供下列资料：
（一）土地的位置、 四至范围、 面积及宗地图；
（二）土地的规划用途和建筑容积率、密度、净空限制等规划要求；
（三）建设项目的完成年限、必须投入的建筑费用和发展面积的最低限度；
（四）环境保护、绿化、交通和消防等要求；
（五）市政公共设施现状、建设计划和规划设计要求；
（六）地块的地面现状；
（七）土地使用年限；
（八）出让金的付款方式和要求；
（九）需要提供的资料。
第八条　土地使用权的招标、拍卖的出让底价应经有土地评估资格的机构按国家有关规定程序评估，并经市、县土地行政主管部门确认。
第九条　招标出让土地使用权程序：
（一）市、县土地行政主管部门发布招标公告或者向申请用地者发出《投标邀请书》，并按规定向招标者提供有关资料。
（二）申请用地者应当在规定时间内，到市、县土地行政主管部门指定的地点将密封的标书投入招标箱，并交纳基准地价5％的履约保证金。
（三）开标由市、县土地行政主管部门主持，邀请所有投标人参加。开标时，由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，也可以由市、县土地行政主管部门委托的公证机构检查并公证；经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件及其他主要内容。
（四）评标由招标人依法组建的评标委员会负责。由评标委员会指定有关人员组成评标小组，评标小组由市、县土地行政主管部门的代表和有关城建、经济、技术等方面的专家组成，成员在5人以上单数。与投标人有利害关系的人不得进入评标小组，已经进入的应当更换，评标小 组成员的名单在中标结果确定前应当保密。评标小组按标价、土地开发利用方案、资信等条件进行评审，择优确定中标者，并经市、县土地行政主管部门予以确认。
（五）市、县土地行政主管部门向中标者发出《中标通知书》，向未中标者发出《未中标通知书》。
（六）中标者收到《中标通知书》后，在7天内与市、县土地行政主管部门签订土地使用权出让合同。
第十条　拍卖出让土地使用权程序：
（一）市、县土地行政主管部门在距拍卖前15天发布土地使用权拍卖公告；、
（二）竞买者领取土地使用权拍卖文件；
（三）竞买者应当在规定时间内向市、县土地行政主管部门提交法人或者自然人的身份证明、资信证明文件，支付拟定的履约保证金，领取报价牌；
（四）主持人宣读拍卖规则，介绍出让地块情况。公布底价，公开叫价；
（五）竞买者举报价牌应价，经过竞买，出价最高者取得土地使用权；
（六）市、县土地行政主管部门当场与出价最高者签订土地使用权出让合同。
　第十一条　市、县土地行政主管部门负责土地拍卖具体业务，也可以按有关规定指定地产交易机构或委托有资格的不动产拍卖机构负责土地拍卖业务。在土地拍卖时，邀请公证机构予以公证，并出具公正文件。
第十二条　未中标者或未获得签订出让合同的竞买者，其所交的履约保证金，市、县土地行政主管部门在l5天内退还。
第十三条　受让人逾期不签订合同的，履约保证金不予退还。
第十四条　受让人应交付的出让金，自合同签订之日起60天内，应全部支付完毕。已交的履约保证金充抵出让金。
第十五条　受让人逾期未全部支付出让金的，市、县土地行政主管部门有权解除合同，履约保证金不予退还，给市、县土地行政主管部门造成的损失超